Os sistemas de gestão surgiram para apoiar e padronizar a execução de processos. Desta forma, é possível centralizar as demandas, economizar tempo e aumentar a segurança de quem os utiliza. Porém, a escolha de um sistema que atenda todas as necessidades pode não ser uma tarefa tão simples, já que é preciso analisar alguns pontos importantes.

Por isso, vamos apresentar nesse texto tudo que você deve observar antes de começar sua pesquisa. Assim, você poderá escolher o sistema que melhor se aplica a sua necessidade.

Continue a leitura e veja como escolher.

O que são Sistemas de Gestão?

Em síntese, pare agora e lembre-se de todas aquelas anotações em cadernos, postites, planilhas e papéis impressos que você utiliza para organizar suas informações! Os sistemas empresariais surgiram para substituir tudo isso e dar mais organização aos processos da sua empresa.

Se sua empresa está crescendo, organizar as tarefas e informações é uma necessidade primária para realizar o trabalho do dia a dia de forma eficiente e segura. Existem no mercado inúmeros sistemas de gestão. Entretanto, é preciso ter muita cautela e uma certa dose de experiência para não contratar uma opção inadequada ao seu negócio.

Como escolher um Sistema de Gestão?

Para escolher entre as diversas opções de sistemas empresariais que existem atualmente, você deve observar pelo menos três pontos fundamentais. Com eles, é mais provável que você faça uma boa escolha para a sua empresa. Veja abaixo quais são eles:

Funcionalidades: A primeira coisa que deverá ser analisada é a quantidade de funcionalidades que o sistema possui. Além disso, é preciso ver se elas são, realmente, importantes e adequadas para o seu negócio. Caso as opções não tenham todas as funcionalidades necessárias, você deve priorizar, junto com quem trabalha com você, as que têm maior valor para sua empresa.

Treinamento e Suporte: É comum que no início, muitas pessoas tenham dificuldade de trabalhar e se adaptar com novos sistemas empresariais. Por isso, é preciso contar com o treinamento e suporte da empresa que irá fornecer este sistema. Além de tudo, é importante contar com um atendimento rápido em caso de erro do sistema. Os canais que serão utilizados para dar suporte também devem ser avaliados, já que em muitos casos você vai precisar de uma resposta rápida.

Custo X Benefício: Antes da contratação de qualquer serviço é preciso analisar os custos e os benefícios envolvidos. O novo sistema demanda investimento em servidores, rotinas de backup e equipe especializada em TI? Quais as formas de investimento em treinamento? Quanto tempo demora? Nem sempre a opção mais cara é a melhor e, muito cuidado, alguns fornecedores de sistema tentam diminuir o investimento retirando horas de treinamento… Busque um sistema que tenha todas ou a maioria das funcionalidades que você precisa. Se você estiver em dúvida entre sistemas diferentes, uma boa forma de escolher um deles é produzir uma lista de prós e contras. Isso, pontuando cada sistema com base nas funcionalidades que sua empresa precisa.

Chegou a hora de contratar! Como fazer?

Com as opções que mais agradaram em mãos, faça contato com as empresas responsáveis. Dessa forma, marque uma reunião para uma apresentação do sistema e aproveite a ocasião para tirar suas principais dúvidas. Verifique se existe uma versão de degustação (trial), e teste você mesmo. Tente conhecer um pouco mais a empresa prestadora, veja os clientes que ela possui, a experiência no ramo e os profissionais envolvidos. Feito isso, escolha a opção que melhor se encaixa nas necessidades da sua empresa.

Agora você sabe por onde começar a contratação de um sistema empresarial. Não deixe de seguir a Aguppa nas redes sociais para receber conteúdos relevantes sobre o tema.