Toda empresa deseja aumentar a eficiência de seus processos como parte da batalha diária de corte de custos. Saber qual o caminho seguir é essencial para fazer o seu negócio crescer.

A terceirização de processos, também conhecida como BPO, é uma das estratégias utilizadas por muitas empresas, e que pode trazer excelentes resultados para quem faz esta opção.

Neste texto vamos explicar como o BPO pode ser útil na administração do seu negócio. Continue a leitura e entenda.

O que é BPO?

O BPO ou Business Process Outsourcing (Terceirização de Processos de Negócios) é a terceirização dos processos internos de uma empresa. Via de regra, as rotinas administrativas são mais adequadas à terceirização.

Neste contexto, o objetivo é ganhar produtividade na execução das tarefas terceirizadas.

Ao delegar tarefas burocráticas, os gestores podem assumir posições mais estratégicas, com dedicação e foco voltados para as atividades chave da empresa.

Principais benefícios

A decisão em terceirizar um processo ou departamento, é certamente uma tarefa difícil. O gestor deve assegurar que a terceirização trará benefícios mensuráveis, seja de economia ou incremento de qualidade nas atividades.

O resultado deve estar diretamente ligado à melhoria de performance do negócio.

Em pequenas e médias empresas, é muito comum que existam gestores “multi-tarefas” dedicados à muitos departamentos com finalidades distintas.

Comercial, financeiro, departamento pessoal, logística, etc, etc. A execução ou supervisão de tantas demandas pode comprometer os resultados, se as rotinas não forem realizadas de forma adequada.

Afinal, qual é a maior competência do gestor? Em qual setor ele é mais demandado? Atualmente, é cada vez mais comum encontrarmos empresas especializadas em terceirização de atividades “secundárias” ou de suporte operacional.

Ao terceirizar processos para empresas especializadas, além de otimizar o tempo dispendido com cada tarefa, o gestor poderá agir de modo mais analítico e estratégico.

Sem contar que as empresas de BPO tem mais “elasticidade” para suportar o crescimento, ao passo que montar e custear equipes próprias nem sempre é a forma mais econômica de gestão.

Setores que podem ser terceirizados

Atualmente existem empresas de BPO habilitadas para atender os mais diversos setores como o Departamento Pessoal, Recursos Humanos, Logística, Ti e Financeiro.

Faturamento, cobrança, conferência do caixa, gestão de pagamentos, conciliação bancária, conciliação de cartão de crédito, demonstrativos e fluxos financeiros podem ser feitos por uma empresa de BPO.

A diferença do BPO em relação aos serviços de consultoria e assessoria

O BPO pode ter elementos semelhantes à consultoria e à assessoria. Porém, é fundamental saber distingui-los, para que o serviço seja de qualidade.

– Consultoria: o serviço que é prestado na consultoria é semelhante a um aconselhamento sobre ações a serem tomadas, com o objetivo de solucionar um problema. Na maioria dos casos, a consultoria inclui treinamentos e palestras.

A contratação de um profissional da área é indicada quando a empresa entender que é preciso se alinhar às tendências de mercado e adquirir conhecimentos práticos sobre a atividade em questão.

– Assessoria: é papel do assessor prestar um auxílio técnico, que consiste no desenvolvimento de um projeto e na execução de um serviço. Dentro do segmento de finanças, o profissional realiza um diagnóstico sobre a real situação do estado financeiro-econômico da organização e identifica problemas e oportunidades de otimização.

– BPO: nela, acontece o serviço de terceirização dos processos de negócios. A empresa faz a contratação de atividades e funções, como, por exemplo, outsourcing de controladoria e outros serviços.

Caminhos que auxiliam na escolha de uma empresa para o BPO

A empresa escolhida precisa ter requisitos fundamentais, para a realização de um bom serviço. É necessário ter conhecimento e competência na área de atuação, consultoria voltada para os procedimentos implementados e automatização de processos, que garante a integração das atividades.

Além dos requisitos apresentados, é de fundamental importância que os valores da organização contratada estejam em perfeita sintonia com os da que realizou a contratação.

Como ocorre a implantação do serviço?

Para ter um serviço de qualidade, livre de dores de cabeça, é imprescindível seguir alguns passos, como, por exemplo:

  • fazer um planejamento estrutural da organização e realizar um processo de identificação do que pode ser terceirizado ou não;
  • fazer um trabalho de pesquisa minucioso sobre os líderes de mercado que oferecem o serviço de BPO em cada área e definir quais os tipos de serviços que deverão ser realizados e fazer o monitoramento dos resultados.

Além das dicas, também é importantíssimo manter um bom planejamento estratégico, para que o quadro de funcionários não seja afetado.

Tem interesse em terceirizar alguns dos processos citados no texto? A Agruppa tem soluções personalizadas para cada empresa. Preencha o formulário abaixo ou entre em contato conosco e veja como nós podemos te ajudar.